Você vai contratar um serviço de contabilidade mas ainda não sabe o que precisa considerar para ter certeza se o serviço está adequado a sua necessidade?
Não? Neste conteúdo você vai descobrir!
Modelos de contabilidade
A primeira coisa que precisa considerar é qual tipo de serviço de contabilidade mais se encaixa no seu perfil.
Nós temos três modelos principais de negócios contábeis e vamos falar sobre cada um deles neste artigo. Confira!
Contabilidade online
Existem algumas características nessas empresas de contabilidade online.
Primeiro, elas têm uma precificação mais baixa, e por que isso acontece?
O preço é mais baixo porque sendo cliente você executa a maior parte do serviço dentro de uma plataforma.
Você acessa uma plataforma online e lá existem uma série de tarefas como importação e registro de informações do extrato, portanto, é sua responsabilidade alimentar essas informações para que possa ter a contabilidade feita diretamente na plataforma.
Para quem é aplicável este tipo de serviço?
Quem está em uma fase muito inicial ou uma Pessoa Jurídica que tenha uma operação muito simplificada, podendo se alinhar melhor com esse tipo de serviço.
O suporte neste caso é muito mais distante e você precisa executar as ações para que possa ter o resultado final da contabilidade.
Você precisa tomar decisões para que ter sua parte contábil feita, inclusive decisões sobre retirada de pró-labore e etc.
Contabilidade Digital
A contabilidade digital também te atende digitalmente, assim como a contabilidade online, a diferença é que o serviço será executado por uma empresa de contabilidade de fato.
Entenda como funciona: a empresa contábil vai importar as informações da melhor maneira possível, normalmente conectando as informações bancárias com o sistema ou você envia as informações através de um arquivo que baixa do seu banco, para fazer a contabilização da parte financeira da sua empresa. Mas, quem executa essa função é a própria contabilidade.
O seu risco neste caso é muito menor, se houver alguma inserção errada foi a contabilidade que inseriu e o trabalho do cliente é muito menor.
O balanço de uma empresa é muito importante, além de obrigatório, ele pode servir como base para tomar decisões relacionadas ao seu negócio.
Se você tem uma empresa que tem um grau maior de complexidade e com volume maior de movimentação bancária, com mais emissão de nota fiscal e está performando, a diferença de preço é muito pequena.
Consequentemente, você precisa pensar se vale a pena ter um serviço onde tem as características da contabilidade online ou se vai optar por uma contabilidade digital.
Contabilidade Tradicional
Um contador tradicional é aquele que tem o espaço físico para te atender.
Na contabilidade online e digital é óbvio que existe um espaço físico, mas os clientes não precisam ir até a empresa. Enquanto na contabilidade tradicional o cliente tem um contato muito mais próximo com o contador presencialmente.
Talvez, haja a troca de documentos de forma presencial pois ele não está preparado para fazer a contabilidade pelos meios digitais.
Essa relação traz mais contato físico e é mais burocrática do que os outros modelos de contabilidade.
Na contabilidade digital é importante dizer que você tem esse contato visual, dependendo da empresa que está atendendo, através de uma reunião virtual e na contabilidade online, como o foco é escalar muito mais para fazer sentido o preço baixo, você perde esse tipo de suporte.
Fatores para considerar
Qual a sua necessidade? Como você quer ter o contato determina o melhor modelo de atendimento de cada cliente, portanto, é preciso avaliar qual formato faz sentido para você.
Muito cuidado com aquilo que te falam, as pessoas contratam uma contabilidade online acreditando que terá suporte, atendimento e um contador à sua disposição e não é verdade isso!
Na verdade, você terá um operador que dará um suporte básico, diferente de fato da contabilidade digital como a Tactus Contabilidade.
Na Tactus “pegamos na mão” do nosso cliente para conduzir no que precisa ser feito, principalmente na fase inicial, onde é comum que ele tenha muitas dúvidas em relação ao negócio.
Especialização da contabilidade
Não adianta contratar um serviço onde a pessoa que vai prestar não conhece de fato todas as particularidades do seu negócio.
Existem negócios que não possuem tantas particularidades, mas em outros, conhecer as particularidades faz total diferença!
Na Tactus Contabilidade temos clientes de outros nichos, mas a nossa especialidade é voltada a atender negócios digitais.
Conhecemos tudo o que é possível nessa área e temos aproximação com as plataformas para entender e entregar o que há de melhor, sob o ponto de vista de suporte para um negócio digital.
Quando escolhemos esse tipo de segmentação, focamos nas dores que o mercado digital tem, isso faz uma grande diferença.
Especialização de porte de negócios
Além da especialização pelo nicho, existe também a especialização pelo porte de negócios. Na Tactus Contabilidade somos especializados em empresas do Lucro Presumido e Simples Nacional, que vendem pela internet ou que são concebidas através da internet.
Nós atenderíamos bem uma plataforma, por exemplo?
Apesar de sermos especializados em empresas digitais, não somos especializados em empresas do Lucro Real. Então, se a empresa tem um faturamento que obriga ser Lucro Real, a Tactus não pode atender.
Não basta olhar a segmentação relativa aos aspectos de nicho de mercado, você precisa olhar também a segmentação por porte de empresa e por tributação que essa contabilidade atende.
E a contabilidade que faz um trabalho sério vai saber falar não e muitas vezes até te indicar alguém que possa atender a sua necessidade.
Segmentação geográfica
Existe também o aspecto da segmentação geográfica. Usando um exemplo genérico: a Tactus não atende clientes no Acre, pois não temos parceiros lá, nem conhecimento da parte fiscal para atender com a propriedade necessária esse cliente.
Em qualquer estado que for atender um novo cliente, mesmo estando em SP, precisamos ter condições de ter um parceiro estratégico nesse lugar. Isso para se caso houver algum problema, podemos acionar este parceiro para suporte presencial, se necessário.
É muito raro isso acontecer, mas pode acontecer! Se eu não tiver essa condição, podemos ter problemas e o cliente também.
Cuidado quando alguma empresa afirma “atender a nível Brasil” é uma coisa muito complexa de se afirmar, principalmente pela quantidade de municípios e estados que nós temos e pela diferença de legislação aplicada a cada região.
Relacionamento com a contabilidade
Você precisa ter uma relação profissional com essa empresa contábil.
O primeiro ponto dessa relação profissional é ter um contrato de prestação de serviços, sendo obrigatório de acordo com a legislação que os contadores e empresas de contabilidade tem que seguir, segundo o Conselho Federal de Contabilidade.
Na Tactus Contabilidade levamos isso muito a sério! Nosso cliente não inicia o seu atendimento conosco caso não tenha assinado ainda o contrato e todo esse processo é feito virtualmente.
Só que algumas empresas contábeis não gastam “energia” para ter um contrato de prestação de serviços e isso é um erro. Sempre exija o contrato, é uma segurança para você.
Fique atento pois, algumas empresas online têm cláusulas no contrato que te “prendem” por determinado tempo de prestação de serviços delas, sujeito a multa, por isso sempre leia atentamente o contrato para evitar esse tipo de problema.
Distrato de prestação de serviços
Na Tactus Contabilidade qualquer cliente que deseja sair da nossa empresa basta enviar um e-mail solicitando o cancelamento, para que façamos o distrato.
O distrato é importante pois ele dirá até onde foi a responsabilidade da empresa contábil e como vão ficar essas obrigações que ainda estão pendentes.
Mesmo que você encerre o contrato com uma empresa, algumas obrigações precisam ser entregues, pois são referentes a períodos anteriores.
Também dentro dessa relação é importante que saiba que quando você recebe uma orientação do seu contador, essa orientação pode ter um grau de relevância sob o ponto de vista tributário e contábil, você precisa ter o registro dessa informação para a sua segurança.
Na verdade, a responsabilidade tributária em relação ao seu negócio é sua e recai sobre os administradores.
O contador tem uma responsabilidade solidária, mas ele não é o responsável primário se houver algum problema em relação a sua empresa e para o contador ser responsável é preciso provar que houve um processo de imperícia que afetou diretamente o cliente.
Fiscalização atividade contábil
Essa é uma relação muito séria e existe um órgão que é o CFC – Conselho Federal de Contabilidade – que rege esse tipo de relação.
O CFC através dos Conselhos Regionais de Contabilidade que estão em cada estado, fazem o processo de fiscalização das empresas contábeis, dos profissionais que trabalham nas empresas e do responsável técnico pela empresa contábil.
Registro
Uma empresa contábil tem um registro e paga uma taxa para o CFC através dos CRCs locais, esse registro tem um profissional contábil que está respondendo por essa empresa e pelas peças contábeis que são geradas por ela e consequentemente, os profissionais que trabalham na área contábil são também registrados no conselho.
Na Tactus Contabilidade, para exercer funções contábeis que são prerrogativas, eu preciso contratar contadores formados. A área contábil precisa de um fluxo prático e a parte final que entregam o serviço ao fisco e etc.
Contratar uma empresa de contabilidade não é uma coisa tão simples assim, portanto, não encare isso de forma leviana, não faça isso pelo preço!
Muitas vezes a diferença de preço não justifica um autosserviço, que te traz mais riscos, que consome o seu tempo e dá espaço para erros.
Olhe sempre o time que essa empresa tem, quantos profissionais trabalham nela, que tipo de suporte você terá para que possa ser bem assessorado e que tipo de conhecimento que essa empresa tem no atendimento do seu negócio.
Existem vários fatores a ser considerados!
Você precisa entender uma coisa muito importante: o serviço contábil, ainda que exista tecnologia envolvida diretamente na execução, é feito por pessoas.
O grande desafio de uma empresa contábil estruturada é formar o melhor time possível para dar suporte aos seus respectivos clientes.
Para prestar um bom atendimento, uma empresa contábil precisa de suporte especializado, pessoas engajadas com o cliente e pessoas que estão realmente comprometidas com o sucesso do cliente.
Uma contabilidade não pode gerar problemas para o cliente, ela tem que gerar resultados e ajudar a ter menor custo, pagar menos impostos, dar dicas nos aspectos de gestão e auxiliar de forma consultiva seus clientes.
Esse é um fator que faz a grande diferença.
Nós não temos um serviço perfeito na Tactus Contabilidade, mas temos um comprometimento com o nosso cliente e com o nosso time.
Estamos olhando de perto toda essa relação, cobrando do nosso time sempre para fazer o nosso melhor. Se você acha que a Tactus Contabilidade pode te atender entre em contato conosco.
Independente disso, ao buscar um contador considere sempre optar por uma empresa contábil estruturada para atender às suas demandas de mercado, isso fará uma grande diferença para o seu negócio.