Como emitir nota fiscal como MEI para vendas de produtos e serviços

Emitir nota fiscal faz parte da rotina de quem atua como MEI, mas ainda gera muitas dúvidas.

Qual é a nota correta para cada tipo de atividade? Quando a emissão é obrigatória? Quais sistemas usar?

Apesar de parecer complicado no início, o processo é mais simples do que muita gente imagina quando se conhece as regras e ferramentas corretas.

Existem dois tipos principais de nota para o MEI: a NF-e, usada na venda de produtos, e a NFS-e, voltada para serviços. 

Cada uma tem um emissor diferente e um fluxo próprio de emissão, mas ambas podem ser feitas online e sem custo.

A seguir, você vai entender em quais situações o MEI precisa emitir nota, qual modelo utilizar e como gerar cada documento passo a passo.

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

Muita gente que começa como MEI acha que precisa emitir nota fiscal em todas as vendas ou serviços. 

Mas não é bem assim. 

Pela Lei Complementar 123/2006, você só é obrigado a emitir nota quando vende para outra empresa (CNPJ).

Se o seu cliente é pessoa física, a emissão da nota fiscal é opcional. Você só precisa emitir se ele exigir. 

E sim, ele pode pedir. Isso porque o Código de Defesa do Consumidor garante esse direito.

Então, pense assim:

• Vendeu para uma empresa? A nota fiscal é obrigatória.
• Vendeu para pessoa física? Só emite se quiser ou se o cliente pedir.
  

Quais são os tipos de nota fiscal para MEI?

Antes de emitir qualquer nota, é essencial entender que existem dois tipos de documentos fiscais para MEIs:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): usada quando você vende produtos.
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): usada quando você presta serviços.

Essa distinção é importante para não errar no emissor. 

Se você é MEI que vende mercadorias, vai trabalhar com a NF-e. 

Já quem atua com serviços deve emitir a NFS-e, que é feita pelo emissor nacional do governo.

Os dois sistemas de emissão são gratuitos. E, depois da configuração inicial, o processo de emissão é rápido.

Como emitir nota fiscal de produto (NF-e)

Para MEIs que vendem produtos, a emissão de nota fiscal pode ser feita por diferentes emissores. 

Você pode escolher qualquer emissor autorizado da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Porém, o do Sebrae é o mais recomendado, porque ele é simples, funciona totalmente online e ainda ajuda a controlar o estoque dos seus produtos.

1) Configuração inicial do emissor do Sebrae para MEI

Antes de emitir sua primeira nota fiscal, é preciso preparar o sistema. Aqui vai o passo a passo inicial:

1. Acesse o site do emissor do Sebrae e clique em “Comece a emitir agora”.
2. Caso seja seu primeiro acesso, crie uma conta informando seu CPF e preenchendo os campos exigidos pelo sistema. Caso já tenha, basta fazer login.
3. Ao entrar no painel, verifique se sua empresa já está vinculada. Se não estiver, crie a empresa dentro do emissor.
4. No menu à esquerda, clique em Ajustes > Configurações da empresa e revise todas as informações do seu CNPJ, incluindo endereço e contatos. Você pode enviar a logo da empresa para que ela apareça nas notas emitidas.
5. Cadastre pelo menos um produto. Vá em Cadastros > Produtos > Adicionar novo. Você pode preencher manualmente ou, se tiver o código do produto informado pelo fornecedor, usar essa informação para agilizar o cadastro no sistema.
6. Preencha os campos obrigatórios, como descrição do produto (por exemplo, notebook Dell Inspiron), tipo do item (produto, kit, insumo ou brinde), unidade (peça, caixa, kg, fardo) e NCM (código da mercadoria, encontrado na nota do fabricante).
7. Informe os preços de venda no varejo e no atacado, mesmo que sejam iguais. Ative o controle de estoque, cadastrando a quantidade inicial, para que o sistema dê baixa automática a cada emissão.
8. Para ajustar a saída do estoque, vá em Ajustes > Natureza da Operação, clique em “Venda Dentro do Estado” e habilite a opção “Movimentar estoque”.
9. Cadastre clientes e fornecedores em Cadastros > Clientes ou Fornecedores, preenchendo apenas os campos obrigatórios.
10. Configure o certificado digital. No emissor do Sebrae, vá em Configurar certificado digital, envie o arquivo do certificado A1 e insira a senha. Caso ainda não tenha um certificado, adquira o modelo A1 ou A3 em uma certificadora confiável.
11. Vá em Ajustes > NF-e e habilite a emissão. Informe o número inicial da nota (se for a primeira, use o número 1) e defina as opções padrão de frete e presença.
12. Concluídas essas etapas, o emissor estará pronto para gerar suas notas fiscais de forma rápida e organizada.
    

2) Emissão da nota de produto do MEI no emissor do Sebrae

Depois de configurar todos os cadastros (empresa, produtos, clientes e certificado digital), você já está pronto para emitir a sua nota fiscal de produto. Veja como fazer:

1. Acesse o emissor: no menu à esquerda, clique em “Emissor Fiscal” e depois em “Emissão NF-e”.
2. Clique em “Adicionar Novo” para abrir o formulário para uma nova nota.
3. Selecione o tipo de nota: escolha “Saída”, pois você está vendendo um produto.
4. Informe o cliente: comece a digitar o nome ou CPF/CNPJ do cliente. Se ele já estiver no seu cadastro, o sistema preencherá automaticamente. Caso não esteja, clique em “Cadastrar Novo Cliente”.
5. Escolha a natureza da operação e o CFOP: selecione conforme o estado de destino do cliente (exemplo: venda dentro do estado).
6. Inclua o produto: digite as primeiras letras do produto cadastrado, selecione-o na lista e informe a quantidade vendida. Clique em “Incluir na NF”.
7. Adicione descontos ou custos extras, se necessário (opcional).
8. Informe a forma de pagamento: escolha como o cliente vai pagar (cartão, boleto, dinheiro, etc.).
9. Salve e confira os dados: clique em “Salvar” e, antes de emitir, visualize a nota para checar se tudo está correto.
10. Emita a nota: se estiver tudo certo, clique em “Emitir”. O sistema vai gerar os arquivos XML e PDF, que você pode baixar e enviar ao cliente por e-mail direto pela plataforma.

As etapas iniciais (cadastros e configurações) podem parecer trabalhosas, mas você faz isso apenas uma vez. 

Depois, a emissão de novas notas se torna rápida e leva apenas alguns minutos.

Como emitir nota fiscal de serviço (NFS-e)

Quando você é MEI e presta serviços, a emissão da nota fiscal deve ser feita pelo emissor nacional de NFS-e, criado pelo governo e Receita Federal para padronizar o processo em todo o país.

Esse sistema é 100% gratuito, pode ser acessado tanto pelo computador (versão web) quanto pelo celular (aplicativo oficial), e é o único autorizado para emissão de notas fiscais de serviço por microempreendedores individuais.

Para começar, acesse o site https://www.nfse.gov.br/EmissorNacional.

Logo na página inicial você terá duas opções para fazer login:

• Com conta Gov.br: é a forma mais prática. Basta usar o CPF e senha da sua conta Gov.br e autorizar o emissor nacional a acessar seus dados.
• Com CNPJ e senha: se preferir, você pode criar uma senha própria para o sistema clicando em “Fazer primeiro acesso”. Nesse caso, será necessário informar o CPF, data de nascimento e alguns dados adicionais, como o título de eleitor ou o número do recibo do Imposto de Renda.

Assim que você faz o login, a tela principal do sistema é exibida. Mas antes de emitir a primeira nota, é necessário ajustar algumas configurações.

1) Configuração inicial do emissor nacional para MEI

No painel inicial, clique no ícone da engrenagem, localizado no menu superior ou no acesso rápido.

• Atualize seus dados: informe telefone e e-mail de contato. Eles podem ser diferentes daqueles do seu cadastro no MEI.
• Tributos na nota: marque a terceira opção, que diz para não informar nenhum valor estimado de tributos. O MEI não é obrigado a exibir esse cálculo na nota fiscal.
  

O próximo passo é cadastrar ao menos um serviço favorito, que será usado na hora de preencher as notas:

1. Clique no ícone da estrela na tela inicial.
2. Clique em “Mais Novo Serviço Favorito”.
3. O campo de município já virá preenchido.
4. Em apelido, coloque um nome que facilite sua identificação (por exemplo, “consultoria de marketing mensal”).
5. Código de tributação nacional: este é o código que identifica o serviço prestado e é diferente do CNAE que aparece no seu CCMEI. Para saber qual código usar, você pode consultar a tabela de conversão de CNAE para código de tributação nacional disponível no site indicado pelo emissor.
6. NBS: não é obrigatório preencher esse campo.
7. Descrição do serviço: detalhe o que você faz (exemplo: “consultoria financeira, análise de relatórios e recomendações” ou “manutenção preventiva de ar-condicionado”).

Por fim, clique em Salvar. Com isso, o emissor já estará pronto para criar a sua primeira NFS-e.

2) Emissão da NFS-e do MEI na versão web

Agora que tudo está configurado, você pode emitir a nota fiscal diretamente pelo site:

1. No painel do emissor nacional, clique em “Nova NFS-e” para iniciar a emissão.
2. Preencha a data de competência, que é o dia em que o serviço foi prestado. Não marque a opção de Série e Número da DPS, pois não é necessária para o MEI.
3. Em Prestador, mantenha selecionado o seu perfil como emitente — o sistema já traz os seus dados cadastrados.
4. No campo Tomador do serviço (cliente), informe o CPF ou CNPJ e o nome completo ou razão social. Os campos de contato, como telefone e e-mail, não são obrigatórios, mas vale a pena preenchê-los caso queira que essas informações apareçam na nota.
5. Se o cliente estiver fora do país, o sistema mostra campos específicos para esse tipo de operação.
6. Selecione o código de tributação do serviço. Se você cadastrou serviços favoritos, eles estarão disponíveis na lista e podem ser escolhidos com apenas um clique.
7. Na parte do ISSQN, mantenha as opções padrão, como ‘Não’ para exportação ou imunidade, salvo se o serviço tiver uma condição específica que exija alteração.
8. Escreva uma descrição do serviço prestado — algo claro, que o cliente entenda facilmente.
9. No campo de valor do serviço, digite o valor total que será faturado ao cliente.
10. Depois de preencher todos os dados, revise com atenção as informações e finalize a emissão da NFS-e, gerando o documento em PDF e XML.
11. O sistema gera o documento nos formatos PDF e XML, prontos para baixar ou enviar por e-mail ao cliente.
    

3) Emissão da NFS-e do MEI pelo aplicativo

Se preferir, você também pode emitir suas notas diretamente no celular. Para isso:

1. Baixe o aplicativo NFS-e Mobile na loja do seu smartphone.
2. Entre com a mesma conta Gov.br usada na versão web.
3. Clique em Emitir NFS-e.
   

O aplicativo é ainda mais simples. Só existem três campos obrigatórios:

• CPF ou CNPJ do cliente.
• Serviço prestado (só aparecem os serviços que você favoritou na versão web).
• Valor do serviço.
  

Depois de preencher, clique em Emitir NFS-e. O documento será gerado, e você poderá baixar o PDF ou compartilhar com seu cliente.

O MEI paga mais impostos quando emite nota fiscal?

Uma das maiores confusões entre os MEIs é achar que emitir nota fiscal significa pagar mais impostos. 

Isso não é verdade. 

O DAS MEI, aquela guia mensal que você paga, já cobre todos os tributos da sua atividade.

Emitir nota fiscal é apenas gerar um documento que formaliza a venda ou o serviço, comprovando para o cliente que a operação foi feita de forma regular. 

Mesmo que você emita várias notas no mês, o valor do DAS continua sendo o mesmo.

Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?

Para quem é MEI e presta serviços, não precisa de certificado digital para emitir a NFS-e. 

O sistema do governo já reconhece o CNPJ do MEI automaticamente.

Agora, se você vende produtos e precisa emitir NF-e, o certificado digital é obrigatório. 

Existem dois tipos principais:

• A1: é um arquivo digital que fica instalado no seu computador.
• A3: pode ser um cartão ou token físico que você conecta para emitir a nota.

Se você ainda não tem um certificado, pode contratar de uma certificadora credenciada e usar no emissor do Sebrae ou de sua preferência.

Como escolher o código correto (NCM, CFOP e CNAE)?

O preenchimento dos códigos fiscais costuma ser uma das maiores dúvidas para quem está começando. Mas é essencial que eles estejam corretos para evitar problemas.

• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): identifica o produto vendido. Se você compra mercadorias para revenda, basta olhar o NCM na nota fiscal do seu fornecedor e replicar.
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): indica o tipo de operação (venda dentro do estado, para outro estado, devolução etc.). No emissor do Sebrae, você pode ajustar isso nas configurações de natureza da operação.
• CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): é o código da sua atividade como MEI e aparece no seu CCMEI. Para NFS-e, você precisa convertê-lo para o código de tributação nacional, que é utilizado pelo emissor de serviços.
  

Quando houver dúvida sobre qual código usar, é recomendável consultar um contador. Escolher o NCM ou CFOP errado pode gerar inconsistências fiscais.

Como corrigir erros em uma nota fiscal emitida?

Erros acontecem, principalmente nas primeiras emissões. 

Mas, felizmente, existe uma forma de corrigir. 

A maioria dos emissores permite que você cancele a nota fiscal dentro de um prazo específico, geralmente no mesmo dia da emissão, desde que a nota não tenha sido utilizada pelo cliente.

No emissor do Sebrae, por exemplo, há a opção de cancelar diretamente no painel, clicando sobre a nota e seguindo as instruções. 

Caso o prazo de cancelamento tenha passado, é importante procurar orientação com um contador, pois pode ser necessário emitir uma nota de correção ou outro documento.

Como funciona a emissão de notas para clientes de outros estados ou do exterior?

Quando a venda é feita para outros estados, é necessário ajustar o CFOP na emissão da NF-e.

Isso porque a operação será classificada como interestadual, e algumas regras de tributação podem mudar dependendo do tipo de produto.

Já para clientes no exterior, o processo exige atenção especial. 

O emissor de NFS-e possui campos próprios para operações internacionais, e é importante preencher corretamente esses dados para que a nota seja válida.

Se você nunca emitiu uma nota para outro estado ou país, vale conferir as orientações disponíveis no próprio emissor ou buscar ajuda de um contador.

Quer evitar erros na emissão das suas notas fiscais e cuidar da parte contábil do seu negócio com segurança?

Na Tactus, nós lidamos com isso todos os dias. 

Sabemos que o MEI não tem tempo para perder tentando entender cada detalhe técnico do emissor ou das regras fiscais. 

É por isso que cuidamos de todo o processo, para que você tenha clareza e segurança na hora de emitir qualquer nota.

Se precisar de ajuda, entre em contato com nossa equipe e saiba como podemos auxiliar a emitir nota como MEI e colaborar no crescimento do seu negócio.