Entenda como funcionam as plataformas de contabilidade online e como podem ser um perigo para você, como pessoa jurídica. Será mostrada a realidade desse mercado, que pode oferecer um serviço tecnológico que na verdade não se configura em um serviço contábil.
Esse é um problema que precisa ser analisado, sendo de grande importância para o conhecimento dos empresários, que precisam entender o que estão de fato contratando. Abordaremos neste artigo sobre o ponto de vista prático, com o intuito de conscientizar sobre o que está por trás desse modelo de serviço.
O problema de optar por uma plataforma online
Primeiramente, é preciso entender que não existem milagres no mercado, não sendo possível oferecer um serviço contábil de qualidade a um valor baixo. Numa plataforma online não há a figura de um executor, um profissional contábil que execute o serviço da sua empresa, pois tudo é feito automaticamente.
A pessoa contrata o serviço através de uma plataforma, onde as informações são inseridas, desde as notas fiscais, todas as despesas e as retiradas. Essas informações são colocadas na plataforma, surgindo assim os primeiros problemas que poderão causar um impacto em relação à distribuição do lucro.
Muitas vezes acontece do contratante não saber exatamente como deve proceder e acaba contratando o serviço de contabilidade online acreditando que contratou de fato um serviço contábil. Porém, na verdade contratou uma plataforma, e poderá não saber exatamente quais as informações necessárias que devem ser colocadas nela.
A importância de fazer a distribuição do lucro
Um fato em relação às plataformas online é que podem apenas fazer a emissão da nota fiscal. Porém, é importante fazer também a distribuição do lucro, pois a legislação permite a isenção de imposto de renda sobre esse lucro. Após todo o lançamento feito dentro da plataforma, fica então disponível como relatório contábil. Ao inserir todas as informações na plataforma e solicitar o relatório final, já será disponibilizado o lucro que a empresa obteve.
Porém, esse lucro gerado é o foco da Receita Federal e o Governo se atenta a esse fato, fiscalizando se as pessoas físicas estão relacionadas a uma pessoa jurídica, para assim validar se estão agindo de forma adequada.
Quem é o responsável pelos erros na contabilização das plataformas
O responsável pelos erros é a pessoa que inseriu as informações dentro da plataforma, pois não há um profissional contábil que receba as informações disponibilizadas. Tudo é realizado automaticamente.
Portanto, não será um profissional quem vai gerar o fechamento da sua empresa para chegar à isenção ou para verificar se você realmente atende aos requisitos para receber essa isenção. Isso porque, cobrando-se um valor muito baixo no mercado, não é possível o trabalho ser feito diretamente por uma pessoa.
O risco que as plataformas de contabilidade online podem oferecer é que o baixo valor pago pode acabar custando caro no final, quando a pessoa que contratou esse serviço sofrer uma autuação por parte do Governo pelos erros da distribuição dos lucros. Isso porque, apesar da isenção ser amparada pelo Governo, há regras especificas para isso. Dentre essas regras, a sua contabilidade precisa espelhar de maneira clara o que existe nessa isenção, devendo ser distribuída com base nos lucros que foram apurados nos anos anteriores.
Existe uma série de regras que precisam ser seguidas, ou acarretarão em problemas. E, mesmo que o problema não apareça agora, ou no próximo ano, o Governo terá cinco anos para correr atrás dessa informação.
As diferenças ao contratar uma empresa de serviço contábil
O cliente manda as informações da sua empresa para uma empresa contábil, que pode até recepcionar essas informações através de uma plataforma. Essas informações são recebidas de diversas formas, da maneira que for mais prática para o cliente.
A diferença em relação às plataformas de contabilidade online é que os documentos são validados por pessoas e não de forma automática. Após a validação desses documentos, são gerados relatórios obrigatórios que em seguida são disponibilizados para o Governo. Mas, antes disso acontecer, esses documentos são validados novamente pela pessoa responsável por assinar os relatórios.
Dessa forma, quando um funcionário manda a informação relativa a esses documentos, toda a situação é detalhada. Por exemplo, a empresa do cliente não pode ter débitos para fazer uma distribuição de lucro. Essa certidão afirmando que a empresa não possui débitos é encaminhada junto ao relatório a ser validado. Se houver algo que o cliente deixou de enviar, essa informação não será passada para o Governo.
É preciso tomar as devidas precauções, pois, ao optar por um serviço de contabilidade feito apenas através de uma plataforma online, a responsabilidade pela entrega de todo o trabalho será da pessoa que solicitou o serviço e isso pode trazer sérios problemas futuros.
