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A nova nota fiscal da reforma tributária muda a rotina de emissão, validação e conferência das operações das empresas.
A reforma cria novos tributos, reorganiza a forma como eles aparecem no documento fiscal e exige que os sistemas passem a conversar com essa lógica desde agora.
IBS e CBS entram no radar da nota fiscal antes mesmo de virarem pagamento efetivo para muitas empresas.
Isso acontece porque a nota passa a carregar informações que sustentam a apuração futura, o crédito do tomador e a fiscalização automatizada.
Quem trata essa mudança como algo distante só vai descobrir o impacto quando a nota começar a ser rejeitada ou quando o sistema deixar de validar uma operação simples.
O ponto central é entender o que muda no documento, quando passa a valer e como se preparar com antecedência.
O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?
A reforma tributária substitui a lógica atual de vários tributos sobre consumo por dois novos impostos: IBS e CBS.
Essa mudança não fica restrita ao cálculo no fim do mês. Ela começa na nota fiscal.
A nota deixa de ser apenas um documento de registro da venda ou da prestação de serviço.
Ela passa a ser a base de informação para toda a cadeia de apuração, crédito e controle fiscal. Isso exige campos mais detalhados, padronização nacional e validações mais rigorosas.
Na prática, a nota fiscal passa a refletir a estrutura da reforma.
Mesmo durante o período de transição, o layout já precisa comportar informações que antes não existiam ou não eram exigidas de forma uniforme.
Essa mudança atinge NF-e, NFC-e e NFS-e. Cada uma com suas particularidades, mas todas seguindo a mesma lógica de padronização e rastreabilidade.
Leia mais: O que muda com a reforma tributária em 2026?
Quais são os novos campos obrigatórios da nota fiscal?
Os novos campos surgem para permitir a identificação clara dos tributos da reforma e a forma como cada operação se comporta dentro da nova regra.
Não se trata apenas de “mostrar IBS e CBS”.
A nota passa a exigir informações que conectam o tipo de operação, o enquadramento tributário, o local da operação e a possibilidade de crédito para quem recebe a nota.
Entre os pontos que passam a exigir atenção estão:
- Identificação dos tributos da reforma no documento;
- Vinculação correta da operação ao tipo de bem ou serviço;
- Informações que permitam o cálculo do crédito pelo destinatário;
- Padronização nacional de campos que antes variavam por município ou estado.
Esses campos dependem de cadastro correto de produtos e serviços, parametrização do sistema e entendimento do regime tributário da empresa.
Um erro nessa etapa pode inviabilizar a validação da nota ou gerar inconsistência fiscal ao longo do tempo.
Leia mais: Como funciona o split payment na reforma tributária
Quando a nova nota fiscal passa a ser obrigatória?
A nova nota fiscal passa a ser obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2026.
Desde essa data, os documentos fiscais eletrônicos precisam seguir o layout compatível com a Reforma Tributária, incluindo os campos relacionados ao IBS e à CBS.
O ponto que costuma gerar confusão é achar que obrigatoriedade depende de rejeição automática. Não depende.
A regra funciona assim: a obrigação legal começa em 01/01/2026, mas a Receita e os fiscos optaram por ativar as validações técnicas de forma gradual, para permitir a adaptação dos sistemas no início da transição.
Na prática, isso significa que:
- a nota já deve ser emitida no modelo novo desde 2026;
- Mesmo que o sistema ainda não rejeite todas as notas por falta de preenchimento, a emissão fora do padrão já está incorreta;
- Quem deixa para ajustar só quando a rejeição começa perde tempo corrigindo nota, sistema e cadastro ao mesmo tempo.
As empresas do Simples também precisam preencher novos campos na nota fiscal com a reforma tributária?
Sim. O fato de a empresa estar no Simples Nacional não elimina a obrigação de preencher corretamente os novos campos da nota fiscal.
A diferença está no recolhimento, não na estrutura do documento.
O erro mais comum é confundir obrigação de pagar com obrigação de informar. São coisas diferentes.
A nota fiscal precisa refletir a operação conforme a nova regra, independentemente do regime tributário da empresa.
Leia mais: Como fica o Simples Nacional com a reforma tributária
A nova nota fiscal muda a forma de calcular impostos?
A nota fiscal muda a forma de informar. O cálculo passa por uma transição.
Durante o período de adaptação, a empresa convive com regras antigas e novas ao mesmo tempo.
O cálculo do imposto segue o regime tributário vigente, enquanto a nota já começa a carregar informações da reforma.
A nota fiscal prepara o terreno para o novo modelo, mas o cálculo efetivo segue o cronograma legal.
Posso continuar usando meu emissor de notas atual?
Em muitos casos, sim. Pelo menos por um período.
O ponto não é trocar o emissor imediatamente, mas garantir que ele será atualizado para suportar o novo layout, os novos campos e as validações exigidas.
Alguns emissores vão se adaptar com atualizações automáticas. Outros exigem ajustes manuais, parametrização técnica ou até migração para uma solução mais robusta.
O que não funciona é continuar emitindo nota sem verificar se o sistema acompanha a reforma.
Essa avaliação precisa ser feita com antecedência, considerando o tipo de operação da empresa, o volume de emissão e a complexidade tributária envolvida.
O que acontece se a empresa não se adaptar à nova nota fiscal da reforma tributária?
A consequência mais imediata costuma ser a rejeição da nota. Isso já é suficiente para travar faturamento, entrega de mercadoria ou recebimento de serviços.
Além disso, surgem riscos menos visíveis no curto prazo, mas relevantes no médio prazo.
Informações inconsistentes na nota fiscal geram divergência na escrituração, problemas de crédito para clientes e questionamentos em fiscalizações futuras.
A reforma aumenta o nível de cruzamento automático de dados. A nota fiscal passa a ser um dos principais pontos de validação.
Quanto mais cedo a empresa se adapta, menor a chance de enfrentar esse tipo de problema em momento crítico.
Quais ajustes de sistema são necessários para a nova NF-e e NFS-e?
A adaptação envolve mais do que atualizar um layout e exige revisão estrutural do sistema fiscal da empresa.
Os principais ajustes costumam envolver:
- Revisão do cadastro de produtos e serviços;
- Parametrização correta dos tributos da reforma;
- Atualização do emissor ou ERP para o novo layout;
- Testes de emissão em ambiente de homologação;
- Alinhamento entre sistema fiscal e contábil;
Esses ajustes não devem ser feitos de forma isolada e precisam conversar com a realidade da empresa, o regime tributário, o tipo de operação e a forma como a nota é usada no dia a dia.
Como a Tactus ajuda sua empresa a se adaptar à nova nota fiscal da Reforma Tributária?
A adaptação à nova nota fiscal exige leitura correta da legislação, entendimento da operação da empresa e capacidade técnica para ajustar sistemas e processos.
A Tactus atua exatamente nesse ponto.
Analisa como a reforma impacta a emissão de notas, orienta sobre o preenchimento correto dos novos campos, valida se o sistema está preparado e acompanha os ajustes necessários para que a empresa emita corretamente desde o início da transição.
Se você quer se preparar com antecedência para as mudanças da reforma tributária, entre em contato com a Tactus e solicite uma reunião de diagnóstico.
