Vou abordar três problemas que são comuns na contabilização das pequenas empresas e que você precisa saber.
O primeiro problema trata-se de entrada não identificada, por exemplo, quando você tem uma entrada de um valor X no banco essa entrada deve ter uma justificativa.
Caso entre um valor no seu banco proveniente de produtos e serviços ele deverá ser baixado da conta de clientes. Você prestou um serviço ou vendeu um produto, receberá por isso do seu cliente.
Lógico que existe uma operação antecedente ao recebimento, que é a venda. A partir dessa ação você vai controlar o que tem a receber de cada um dos clientes. Imaginando que tivemos uma venda de 10k temos consequentemente uma operação de venda de 10k.
Essa operação de venda antecede essa entrada. Mas seu eu não tiver primeiro a operação de vendas não tenho como gerar esse recebimento. Só assim vou ter a emissão do documento fiscal, oficializando essa operação.
Se não houver documentos fiscais antes dessa entrada esse valor se torna um montante sem origem. É o que chamamos no caso uma receita não identificada, e elas são indícios de sonegação.
O dinheiro não some na contabilidade, é impossível. Você precisa ter uma operação contábil, não há a possibilidade de ignorar a entrada de dinheiro em uma conta corrente sem um destino, sem ter um motivo para que ele esteja ali.
Pagamentos de despesas sem comprovação
Uma segunda situação envolve os pagamentos que você pode vir a efetuar sem documentos comprobatórios. Imaginando que existe uma conta no banco e um extrato seja usado para conciliação, nesse extrato consta uma série de operações de entrada e saída.
Essas saídas se não forem justificadas também serão um problema. A contabilidade tem um sistema que se encaixa. É como uma dança, não há lugar para buracos ou falhas, e não existe mágica ou coisa assim.
Nesse caso onde normalmente o dinheiro será destinado aos sócios, pois não há um documento comprovando, dizendo que você pagou uma conta ou um prestador de serviço com valor X, não há uma nota fiscal. Existem regras que você precisa saber para entender esses processos e ter a regularidade do seu negócio.
Contas Bancárias não lançadas
E existe também o problema das omissões bancárias. Entendam que nos especializamos nisso, tanto a minha empresa quanto a empresa que te atende, tentar nos enganar só vai trazer problemas a você, pois trabalhamos com as informações que a sua empresa fornece, não inventamos nada.
Alguns empresários acreditam que eles podem simplesmente ignorar a existência de uma conta.
Como por exemplo, o empresário possui contas diferentes chamadas nesse nosso exemplo de A-B-C, e ele nos manda o extrato do banco A e o do banco C, só que quando vamos contabilizar descobrimos uma operação entre os dois bancos, houve alguma movimentação sem justificativa.
Se você for fazer o pagamento de um fornecedor via TED ou transferência é simples, eu terei essa nota fiscal para justificar a transferência.
Agora quando há uma transferência entre contas da mesma titularidade onde eu não tenho como comprovar porque o cliente não manda o extrato pra gente, imaginando que assim está seguro em relação a essa operação fica fácil descobrirmos que há algo de errado.
Ou mesmo se o cliente quiser destinar esse banco C valores que não foram justificados na receita, mesmo que não haja relação com esses bancos uma hora alguma despesa que você vai ter será paga com esses bancos. Aí você terá um documento fiscal emitido e não terá um comprovante porque ele fez o pagamento com um banco que ele não informou.
Quer saber o que acontece nessas três situações? Quando você não declara as receitas corretamente. Quando você não declara as despesas corretamente ou quando não envia todas as documentações corretas imaginando que não terá problema algum.
Em todas elas teremos uma situação de irregularidade contábil tributária, e você terá problemas com o fisco. Você precisa tomar cuidado.
Nenhuma empresa de contabilidade fará milagre, você precisa enviar as documentações corretas e enviar as informações para a sua empresa de contabilidade. Se você quer estar seguro com a parte tributária mantenha essas ações.
