Emitir notas fiscais no seu e-commerce pode parecer algo complicado, mas é mais simples do que você imagina e essencial para o crescimento do seu negócio.
A Tactus é a maior Contabilidade digital especializada em e-commerce do país e vamos ajudar você a tirar todas as principais dúvidas para não correr riscos nessa operação.
Para isso, vamos entender todos os aspectos de como funciona a emissão de nota fiscal no e-commerce e os 10 principais erros neste processo que podem prejudicar seu negócio.
Qual a importância da nota fiscal para o e-commerce?
Além de ser uma obrigação legal para a maioria das empresas, a nota fiscal é essencial para garantir a transparência nas transações comerciais e evitar problemas com o fisco.
Sua emissão correta ajuda a manter a regularidade fiscal da empresa e pode oferecer benefícios fiscais, principalmente no caso dos e-commerces.
A nota fiscal também serve como um comprovante de venda, que pode ser fundamental em casos de trocas, devoluções ou garantias de produtos.
E-commerce é obrigado a emitir nota fiscal?
Sim, o e-commerce é obrigado a emitir nota fiscal para todas as vendas realizadas, exceto em algumas situações específicas envolvendo microempreendedores individuais (MEIs).
A obrigatoriedade se aplica tanto para vendas dentro do estado quanto para operações interestaduais, em que a transportadora exigirá a nota para o transporte da mercadoria.
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
O MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para vendas a pessoas físicas, exceto se o cliente solicitar.
Mas quando a venda é para outra pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal é obrigatória.
Além disso, em operações interestaduais, mesmo o MEI deve emitir a nota fiscal, pois a transportadora exigirá esse documento para o transporte das mercadorias.
Por isso, em muitos casos é necessário migrar do MEI e abrir uma microempresa pela forma tradicional.
Os tipos de notas fiscais e para que servem
Existem diferentes tipos de notas fiscais que podem ser utilizadas no e-commerce:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): É a mais comum no comércio eletrônico e deve acompanhar os produtos vendidos. Ela facilita o processo de emissão e armazenamento, além de ser aceita em todo o território nacional.
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): Utilizado principalmente em vendas presenciais, como em supermercados e farmácias, mas também pode ser aplicado em alguns casos de e-commerce.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Necessário para empresas que prestam serviços de transporte, permitindo a cobrança e o acompanhamento da mercadoria transportada.
O que é preciso para emitir nota fiscal no e-commerce?
Para começar a emitir notas fiscais no seu e-commerce, você vai precisar de:
- Abrir CNPJ para e-commerce, utilizando CNAE’s relacionados a e-commerce;
- Ter uma Inscrição Estadual (para comércio de produtos);
- Certificado Digital modelo eCNPJ A1.
Para MEIs, o processo pode variar dependendo do estado. Em alguns casos, é necessário abrir uma microempresa para emitir notas fiscais eletrônicas.
Como emitir nota fiscal no seu e-commerce
Existem duas formas principais de emitir notas fiscais:
- Manualmente: A emissão manual de notas fiscais pode ser feita através do site da Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está registrada. Nesse processo, é preciso inserir manualmente todas as informações do cliente e do produto para gerar a nota fiscal de cada venda. Algumas contabilidades oferecem sistemas online que facilitam esse processo, mas ainda requerem a entrada manual de dados.
- Automaticamente: Usando um sistema de gestão (ERP) integrado à sua loja virtual. Esse sistema automatiza o processo, migrando automaticamente as informações do pedido para a emissão da nota fiscal. Assim que o cliente faz um pedido, os dados são transferidos para o sistema de gestão, que gera a nota fiscal com um clique.
Para quem está começando no e-commerce, a escolha entre os métodos manual e automático depende do volume de vendas e da capacidade de investimento.
De início a emissão manual pode ser suficiente, mas à medida que o negócio cresce, a transição para um sistema automatizado é altamente recomendada para manter a eficiência operacional e evitar problemas fiscais.
Sistemas de ERP com emissão automática de notas para e-commerce
Entre os sistemas de ERP mais utilizados em e-commerce e que auxiliam no envio automático das notas estão:
Tiny ERP
Essa é uma das soluções mais populares entre pequenas e médias empresas de e-commerce.
Ele oferece funcionalidades essenciais como gestão de estoque, emissão de notas fiscais e integração com marketplaces e plataformas de e-commerce.
Bling
Com mais funcionalidades e integrações, o Bling permite a gestão completa do negócio, como controle de estoque, emissão de notas fiscais e integração com diversas plataformas de vendas online.
Conta Azul
Embora mais focado em gestão financeira, o Conta Azul também oferece funcionalidades que beneficiam o e-commerce, como controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e integração com bancos.
eNotas
O eNotas se destaca principalmente pela sua capacidade de automatizar completamente a emissão de notas fiscais, beneficiando e-commerces com com grandes volumes de transações.
Além disso, a plataforma se integra facilmente com uma ampla variedade de sistemas de gestão (ERPs), plataformas de e-commerce e marketplaces.
Os 10 maiores erros ao emitir nota fiscal no e-commerce
Aqui na Tactus nós atendemos e-commerces de todo o Brasil, que chegam até nós com alguns erros que se repetem e os fazem pagar impostos a mais e até mesmo terem problemas com o fisco.
Os principais deles são:
1) Classificação fiscal incorreta
A classificação fiscal é um dos pontos mais críticos na emissão de notas fiscais.
Ela envolve dois elementos principais: o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e o CST (Código de Situação Tributária).
O NCM é um código que classifica os produtos comercializados e é essencial que esteja correto, pois determina quais impostos incidirão sobre o produto.
Um erro comum é simplesmente copiar o NCM da nota fiscal de compra do fornecedor sem verificar sua precisão.
Já o CST está relacionado ao regime tributário da empresa e ao produto em si. Ele indica a situação tributária da mercadoria ou serviço.
Para evitar erros:
- Verifique cuidadosamente o NCM de cada produto.
- Não confie cegamente no NCM fornecido pelo seu fornecedor.
- Tenha certeza que o CST está de acordo com o regime tributário da sua empresa e as características do produto.
2) CFOP Incorreto
O CFOP determina o motivo pelo qual a mercadoria está saindo da sua empresa.
Diferentes operações requerem diferentes CFOPs, como venda, bonificação, amostra grátis ou remessa, por exemplo.
E cada tipo de operação pode ter implicações fiscais distintas. Algumas remessas, por exemplo, têm prazos específicos para retornar à empresa.
Para evitar erros:
- Conheça os diferentes tipos de CFOP e suas aplicações.
- Verifique se o CFOP escolhido corresponde exatamente à natureza da operação.
- Fique atento aos prazos relacionados a remessas, quando aplicável.
3) Cálculo incorreto dos impostos
Um erro comum — e grave — é o cálculo incorreto dos impostos.
Muitos empresários se preocupam em pagar impostos demais, mas é igualmente problemático pagar “de menos”.
Deixar de recolher impostos devidos pode resultar em:
- Necessidade de recolhimento posterior.
- Multas e juros.
- Autuação fiscal.
- Acusações de crimes contra a ordem tributária.
Para evitar problemas:
- Mantenha-se atualizado sobre como funciona a tributação para e-commerce no seu Estado.
- Utilize sistemas de gestão confiáveis para calcular os impostos automaticamente.
- Contrate uma Contabilidade especializada em e-commerce.
4) Não emitir nota fiscal para todas as vendas
Este é um erro grave e surpreendentemente comum.
Alguns empresários, na tentativa de economizar em impostos, deixam de emitir notas fiscais para algumas vendas.
Essa é uma prática facilmente detectável em fiscalizações e ainda pode gerar incompatibilidade entre estoque, compras e vendas.
Existe um grande risco de autuações fiscais sérias, que podem levar até mesmo ao fechamento da empresa.
5) Informações incompletas ou erradas
Detalhes aparentemente pequenos podem causar grandes problemas quando o assunto é emissão de nota fiscal em e-commerces.
Informações incorretas ou incompletas na nota fiscal, por exemplo, podem invalidar totalmente o documento e causar transtornos logísticos e fiscais.
Alguns pontos de atenção para verificar antes de enviar a nota são:
- CNPJ do cliente
- Endereço de entrega
- Descrição precisa dos produtos
Em relação à descrição dos produtos, especificamente, um erro mínimo é capaz de gerar grandes mal-entendidos e problemas durante o transporte, sobretudo se a mercadoria for interceptada para verificação e os documentos não coincidirem com o que está sendo transportado.
Outro ponto de atenção são os códigos fiscais, como o NCM.
Se um produto é adquirido com um determinado NCM, é responsabilidade do vendedor verificar se esse código está correto para a sua operação de venda, sob pena de sofrer autuações fiscais.
Além disso, informações incompletas ou erradas podem causar problemas logísticos.
Se o endereço de entrega estiver incorreto, a mercadoria será enviada para o local errado, resultando em atrasos e insatisfação do cliente.
Em casos mais extremos, a mercadoria pode ser retida em postos fiscais devido a inconsistências nos documentos, causando ainda mais atrasos e custos adicionais.
Para evitar esses erros:
- Implemente um sistema de verificação dupla das informações antes da emissão da nota.
- Mantenha um cadastro atualizado de clientes e produtos.
6) Incoerência na data de emissão
Pense na data de emissão como o ponto de partida oficial para a transação. Se essa data estiver errada, pode causar uma série de complicações.
Primeiro, há o impacto no controle financeiro. Imagine tentar conciliar suas vendas e perceber que as datas não batem com a saída real dos produtos.
Isso pode atrapalhar o fluxo de caixa e gerar confusão na hora de fechar o mês.
Além disso, se o seu produto tiver um prazo de validade ou de troca, uma data errada na nota fiscal pode causar problemas para o cliente e para você.
Outro ponto crítico é o transporte da mercadoria.
Se a data de emissão da nota fiscal não corresponder ao dia em que a mercadoria realmente saiu para entrega, isso é capaz de levantar suspeitas em uma fiscalização durante o transporte.
As autoridades podem interpretar isso como uma tentativa de burlar regras fiscais, levando a multas ou retenção da mercadoria.
Para evitar:
- Configure seu sistema para emitir notas fiscais com a data correta automaticamente.
- Implemente uma rotina de verificação da data antes da finalização da emissão.
7) Não cancelar notas fiscais erradas
Quando uma nota é emitida incorretamente, ela deve ser cancelada dentro do prazo legal.
Se isso não for feito, a empresa vai acabar pagando impostos sobre transações que não aconteceram, o que aumenta os custos.
Cada local tem prazos específicos para cancelamento, e perder esses prazos significa que a nota será considerada válida, obrigando o pagamento de impostos indevidos.
8) Não fazer o arquivamento correto dos documentos fiscais
Em caso de fiscalização, você precisa ter acesso rápido a arquivos XML das notas fiscais de venda das notas fiscais de compra.
Do contrário, a empresa pode enfrentar penalidades severas.
Além disso, a falta de organização no arquivamento pode levar a dificuldades na conciliação contábil, prejudicando a capacidade da empresa de monitorar suas finanças com precisão.
Para evitar problemas:
- Implemente um sistema de arquivamento digital.
- Mantenha backups regulares desses arquivos.
- Organize os arquivos de forma que sejam facilmente acessíveis em caso de fiscalização.
9) Não emitir nota fiscal complementar
A nota fiscal complementar é usada quando você precisa corrigir ou ajustar informações de uma nota fiscal já emitida.
Por exemplo, se você percebeu que esqueceu de incluir um imposto como o ICMS na nota original, pode emitir uma nota fiscal complementar para resolver isso.
Outro exemplo seria quando o valor dos produtos ou serviços está incorreto devido a um erro na quantidade ou no preço.
Emitir uma nota fiscal complementar é importante por várias razões:
- Ajuda a garantir que sua empresa esteja em conformidade com as leis fiscais, evitando multas.
- Garante que seus registros financeiros estejam corretos, refletindo com precisão todas as transações e impostos devidos.
Para emitir uma nota fiscal complementar:
- Comece identificando o erro na nota original, como a falta de um imposto ou um valor incorreto.
- Calcule o ajuste necessário para corrigir o erro.
- Use seu sistema de gestão fiscal para emitir a nota complementar, especificando os ajustes feitos.
10) Desconhecimento da Legislação Estadual
Cada estado tem suas próprias regras e exigências fiscais. Por isso, é fundamental estar atualizado quanto às peculiaridades da sua região.
Além disso, existem diversos benefícios fiscais para e-commerce, como o Compete-ES no Espírito Santo, o TTD 478 em Santa Catarina e o TTS de Minas Gerais, dentre outros.
Sabendo usar esses recursos, você pode reduzir significativamente os impostos do seu e-commerce e ter um grande diferencial competitivo.
Como a Tactus pode ajudar na emissão de notas e tributação do seu e-commerce
A Tactus atende e-commerces em todo o Brasil, com os mais diferentes perfis de negócio.
Ao longo da nossa trajetória, já realizamos mais de 3 mil estudos tributários e sabemos como reduzir ao máximo sua tributação.
Trabalhamos com soluções para emissão de nota que se integram às principais plataformas e auxiliamos em toda gestão do seu e-commerce para garantir as informações corretas na operação.
Temos planos de contabilidade digital que se adaptam ao tamanho do seu e-commerce e com garantia de 30 dias sobre nossos serviços.
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