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Cada pedido pago na sua loja da Shopee precisa de uma nota fiscal eletrônica, autorizada pela Secretaria da Fazenda do seu estado e ligada ao pedido antes da impressão da etiqueta de envio.
Por isso, para saber como emitir nota fiscal na Shopee, você precisa escolher onde gerar essa nota e preencher os campos que a plataforma e a SEFAZ conferem.
A Tactus é uma contabilidade especializada em e-commerces e marketplaces e vamos ajudar você a entender cada etapa da emissão, do cadastro do certificado digital à nota de devolução.
Como o vendedor emite nota fiscal na Shopee?
O vendedor emite nota fiscal na Shopee pelo emissor gratuito da Central do Vendedor, por um sistema de gestão integrado à loja (o ERP) ou por um emissor avulso.
Depois que a SEFAZ autoriza a nota, você a vincula ao pedido para que o número dela seja impresso na etiqueta de envio.
Conforme o volume de pedidos da loja, você escolhe entre estes caminhos:
- Emissor gratuito da Shopee: você gera a nota na própria Central do Vendedor, pedido a pedido, o que funciona bem para poucos pedidos por dia.
- ERP integrado: sistemas como Bling, Olist Tiny e UpSeller geram as notas em lote e transmitem o XML à Shopee depois da autorização.
- Emissor avulso: você gera a nota em um emissor sem integração e envia o XML ou a chave de acesso ao pedido na Central do Vendedor.
Como MEI, você usa esses mesmos caminhos, com cuidados próprios no cadastro fiscal da empresa.
Leia mais: Veja como emitir nota fiscal como MEI na Shopee
O que o vendedor precisa ter antes de emitir a primeira nota fiscal na Shopee?
Antes de emitir a primeira nota fiscal na Shopee, você precisa ter CNPJ com atividade de comércio, inscrição estadual ativa, certificado digital A1 e o cadastro fiscal dos produtos completo.
- CNPJ com atividade de comércio: o código de atividade (CNAE) da empresa precisa incluir a venda das mercadorias que você anuncia.
- Inscrição Estadual ativa: é o registro da empresa como contribuinte do ICMS na SEFAZ do seu estado. Sem ela, a SEFAZ não autoriza nenhuma NF-e de venda.
- Certificado digital A1: arquivo .pfx que assina cada nota, instalado no emissor ou no ERP, comprado de uma autoridade certificadora e com validade de um ano.
- Cadastro fiscal dos produtos: o NCM de 8 dígitos, que classifica a mercadoria, e a origem dela (nacional ou importada) em cada anúncio.
Vendendo como pessoa física, no CPF, você não emite NF-e e despacha os pedidos com declaração de conteúdo.
Leia mais: Entenda quando você precisa de CNPJ para vender na Shopee
Quando o vendedor deve emitir a nota fiscal do pedido da Shopee?
A nota fiscal do pedido da Shopee é emitida depois da confirmação do pagamento e antes da etiqueta de envio, com uma nota para cada pedido.
A ordem é pedido pago, NF-e autorizada, etiqueta com o número da nota e postagem.
Os pedidos nessa etapa ficam em “Meus Pedidos”, na aba “A enviar”.
A Shopee só aceita os dados fiscais enquanto o pedido está nessa situação e recusa o envio para pedido cancelado, não pago ou concluído.
Você despacha a nota junto com o pacote, impressa no DANFE, o documento auxiliar que resume a NF-e e que é obrigatório no transporte da mercadoria, conforme o Ajuste SINIEF 07/2005.
Na impressão, a Shopee permite gerar um arquivo único com a etiqueta e o DANFE simplificado, que você cola na embalagem.
O prazo de postagem muda conforme a modalidade de envio e fica indicado no painel de cada pedido.
Como o vendedor emite nota fiscal pelo emissor gratuito da Shopee?
No emissor gratuito da Shopee, você configura os dados fiscais da loja uma vez e depois gera a NF-e dentro de cada pedido.
1) Cadastro dos dados fiscais da loja
Nas configurações de NF-e da loja, na Central do Vendedor, você informa CNPJ, inscrição estadual e regime tributário.
No mesmo lugar, você faz o upload do certificado A1 e digita a senha dele.
O regime marcado ali precisa ser o mesmo registrado na SEFAZ, porque, com regimes diferentes, a nota pode ser rejeitada ou emitida com a tributação errada.
2) Cadastro fiscal de cada produto
Em cada produto, você preenche NCM, CFOP e origem da mercadoria.
O emissor usa esses campos em todas as notas daquele item, então um NCM errado se repete em todas as vendas dele.
3) Emissão da NF-e no pedido
Em Meus Pedidos, na aba A enviar, você abre o pedido pago e clica em Emitir NF-e.
O emissor monta a nota com os dados do comprador e do produto e transmite o arquivo à SEFAZ.
4) Conferência da autorização antes da etiqueta
Antes de imprimir a etiqueta, confira se a nota consta como autorizada e se o número dela está registrado no pedido.
Se a nota for rejeitada, corrija o dado e transmita de novo antes de despachar o pacote.
Como o vendedor envia à Shopee a nota fiscal emitida em ERP ou em outro emissor?
Você envia a nota gerada fora da Shopee pelo botão Enviar NF-e do pedido, com a opção “Enviar arquivo XML” ou “Informar chave de acesso”.
Com ERP integrado, como Bling, Olist Tiny ou UpSeller, o sistema transmite o XML à Shopee logo depois da autorização na SEFAZ.
Nos pedidos despachados por Coleta Correios, Pegaki-Correios e Correios-Transacional, a Shopee não recebe os dados da nota. Nesses envios, a NF-e continua obrigatória e você cola o DANFE na embalagem.
Reserve uma série de numeração só para a Shopee, separada da série do seu site ou de outros marketplaces, para que dois sistemas não gerem notas com o mesmo número.
Qual CNPJ da Shopee o vendedor informa na nota fiscal?
Na nota fiscal, você informa o CNPJ 35.635.824/0001-12, da empresa que opera a Shopee no Brasil, no campo de intermediador da operação, junto com o identificador da sua loja na plataforma.
Intermediador é a empresa que aproxima vendedor e comprador em ambiente digital e recebe o pagamento do pedido. Esses campos foram criados pela Nota Técnica 2020.006 da NF-e para as vendas pela internet feitas por marketplace. A SEFAZ confere a informação no XML.
No emissor da Shopee, o campo do intermediador já está preenchido. Em ERP ou emissor avulso, você cadastra a Shopee como intermediadora uma vez na configuração do sistema. O destinatário da nota continua sendo o comprador do pedido.
Qual CFOP o vendedor usa na nota fiscal de venda pela Shopee?
Na revenda de mercadoria comprada de terceiros, você usa o CFOP 5102 quando o comprador está no mesmo estado da empresa e o 6108 quando o comprador de outro estado não tem inscrição estadual, como a pessoa física.
O CFOP é o código de quatro dígitos que informa à SEFAZ o tipo de operação registrada na nota.
Para comprador de outro estado com inscrição estadual, como uma empresa que revende o produto, o código é o 6102.
Mercadoria com substituição tributária e produto de fabricação própria usam outros códigos, então defina esses casos com o seu contador.
Com o CFOP errado, a SEFAZ pode rejeitar a nota ou você pode recolher imposto a mais.
Por que a SEFAZ rejeita a nota fiscal emitida para um pedido da Shopee?
A SEFAZ rejeita a nota do pedido da Shopee quando algum dado do XML não confere com o cadastro da empresa ou do produto, ou com as regras da NF-e.
Veja as rejeições ligadas ao cadastro da loja e dos produtos:
- Certificado A1 vencido: a SEFAZ recusa a assinatura da nota. Instale o certificado novo no emissor e transmita a nota outra vez.
- Rejeição 539, duplicidade de NF-e com diferença na chave de acesso: já existe nota autorizada da sua empresa com a mesma série e o mesmo número, o que acontece quando dois sistemas usam a mesma série. Transmita com um número ainda não usado e separe a série da Shopee.
- Rejeição 591, CSOSN informado para emissor que não é do Simples Nacional: a nota indica regime fora do Simples, mas os produtos continuam com o código de tributação do Simples, o CSOSN. Acontece quando a empresa deixa o Simples e atualiza só o regime no emissor. Troque os códigos no cadastro dos produtos.
- NCM inválido: o código do produto não existe ou foi excluído da tabela oficial. Corrija o NCM no cadastro fiscal do item.
Como o vendedor cancela a nota fiscal de um pedido cancelado na Shopee?
Você cancela a nota fiscal pelo mesmo emissor que a gerou, com pedido de cancelamento à SEFAZ em até 24 horas da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado.
Nessa solicitação, você escreve uma justificativa de no mínimo 15 caracteres.
Depois das 24 horas, cada estado tem a sua regra, que pode ser uma nota fiscal de entrada ou um pedido de cancelamento fora do prazo.
Nesse caso, procure o seu contador antes de gerar qualquer documento.
Como o vendedor emite nota fiscal de devolução de produto vendido na Shopee?
Você emite a nota de devolução como uma NF-e de entrada com CFOP 1202, quando o comprador é do mesmo estado, ou 2202, quando é de outro estado. Nessa nota, você informa a chave de acesso da nota de venda.
A nota de entrada registra a mercadoria de volta no estoque e abate o valor devolvido do faturamento sobre o qual você paga imposto.
Quanto de imposto o vendedor da Shopee paga sobre as vendas com nota fiscal?
No Simples Nacional, você paga imposto pelo Anexo I, a tabela do Simples aplicada ao comércio, com alíquota inicial de 4% sobre o faturamento.
Essa alíquota sobe conforme a receita dos últimos 12 meses cresce, até a alíquota nominal de 19% na última faixa.
Vendendo como pessoa física, você paga até 27,5% de imposto de renda. Cada nota emitida soma ao faturamento sobre o qual a guia é calculada, por isso o regime que você escolhe com o contador muda o imposto de cada pedido.
Leia mais: Entenda quando a venda na Shopee exige nota fiscal
O que a reforma tributária muda na nota fiscal de quem vende na Shopee?
A reforma tributária acrescenta à NF-e os campos do IBS e da CBS, os impostos que vão substituir ICMS, ISS, PIS e Cofins. A cobrança da CBS começa em 2027.
O art. 22 da LC 214/2025, com a redação da LC 227/2026, torna a plataforma responsável solidária pelo IBS e pela CBS quando o vendedor contribuinte não emite nota fiscal eletrônica no valor da venda feita por ela.
Com isso, a Shopee tem motivo para cobrar a nota de cada pedido com mais rigor.
O split payment vai separar o imposto no momento do pagamento, com implantação gradual e regras definidas pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS. O calendário ainda está em definição.
A Receita anunciou que vai começar com adesão opcional e deixar a obrigatoriedade para uma etapa posterior, sem data fixada em norma até agora.
Sua empresa no Simples Nacional recolhe IBS e CBS dentro do DAS, a menos que você opte por recolher esses dois impostos pelo regime regular. Essa opção não existe para o MEI.
Leia mais: Veja o que muda no Simples Nacional com a reforma tributária
Como a Tactus ajuda donos de e-commerce a vender na Shopee com a nota fiscal em dia
Para você emitir nota fiscal na Shopee sem rejeição, o cadastro fiscal precisa estar certo desde o primeiro pedido, do regime marcado no emissor ao NCM de cada produto.
A Tactus acompanha a sua loja da configuração do emissor ou da integração do ERP à escolha do regime tributário que reduz o imposto de cada venda.
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